Правила составления графика отпусков. Как составлять график отпусков – возможные ошибки и их решение. Внесение изменений и отмена

График отпусков - один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков - это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ );
лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ );
работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ );
работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ );
мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ );
один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ );
пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» );
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» );
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» );
инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 - 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах» );
супруги военнослужащих - им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих» );
граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» );
граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» );
лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов» );
женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей» ).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 - должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 - ФИО работника.

В графе 4 - табельный номер.

В графе 5 - количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 - запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» - дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ , согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 - 176 ТК РФ ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов - заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ , а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска	Примечание

		Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014		Отпуск переносится по просьбе работника

Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предпо-лага-емого отпуска	Примечание

		Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25		Отпуск переносится в связи с болезнью работника

К сведению

Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска	Примечание

		Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014		Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска	Примечание

		Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26		Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 - дата переноса, в графе 10 - причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:

		перенесение отпуска		Примечание
запланированная	фактическая	основание (документ)	предполага-емого	Примечание

		Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у		Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

Унифицированная форма Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)М. В. Сезонов

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Примечание

количество календарных дней

перенесение отпуска

запланированная

факти-ческая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

Администрация

Директор

Сезонов Михаил Викторович

Три дня за ненормированный рабочий день

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Власова Марина Сергеевна

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013

Отпуск переносится по просьбе работника

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

Комлева Инна Геннадьевна

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

Комлева

И. Г. Комлева

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

удлиненный отпуск (30 календарных дней);
дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

Организуем работу по составлению графика

на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
с ненормированным рабочим днем;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

удлиненный отпуск (30 календарных дней);
дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Оформляем документ

График отпусков является важным элементом документооборота хозяйствующего субъекта. Составлять его необходимо до начала нового отчетного года, что позволит наперед распланировать деятельность трудового коллектива, а также исключить возможность одновременного ухода в отпуск подчиненных и, следовательно, остановку рабочего процесса.

Понятие графика отпусков, его назначение

График отпусков считается составным элементом внутреннего документооборота компании. С его помощью внутри организации поддерживается перманентность трудовой деятельности. То есть, производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников. Для отдыха им ежегодно поочередно отводится определенный период.

Качество такого графика определяет слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом . Однако не уточняется, для предприятия какой формы собственности он необходим. На практике, не составляют его только ИП, осуществляющие предпринимательскую деятельность в единственном лице. Предполагается, что пока ИП трудится один, он сам планирует свой график. При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций объективно исключается.

В иных случаях, к примеру, для предприятий, на которых трудится большое количество работников, график необходим.

Помимо вреда стабильному и непрерывному осуществлению деятельности, отсутствие графика также влечет за собой привлечение фирмы к ответственности.

Содержание приказа об утверждении графика отпусков в 2019 году

Составление и оформление графика должно начинаться с изучения специальной инструкции о кадровой политике организации. В случае ее отсутствия альтернативой является публикация соответствующего приказа администрации. В нем должны быть отражены следующие пункты:

Сведения об ответственном подчиненном за составление графика: его ФИО и должность. Зачастую, им выступает сотрудник кадровой службы или управляющего аппарата.
Срок, отведенный на процедуру согласования периодичности отпусков с работниками организации.
Дата, на момент наступления которой руководитель отдела или подразделения должен свести в единую таблицу пожеланий сотрудников относительно отпусков и рассчитать периодичность производственного процесса своего подразделения.
Дата, когда график должен быть предварительно готов и предоставлен управленцу для рассмотрения и утверждения.

Приказ, как внутренний документ организации, регистрируется в стандартном порядке.

Общие правила составления графика отпусков

Для решения задачи по составлению документа и экономии времени работниками кадровой инстанции используется регламентированная форма графика отпусков Т-7.

Изначально ответственным за формирование сотрудником проводится анализ пожеланий работников компании, в ходе которого сопоставляются желаемые даты и возможность назначить на них отпуск. При этом сразу учитывается количество льготных подчиненных, чье право получить отпуск в желаемый период первично.

После подобного распределения предварительный проект графика передается начальникам отделов. Те, в свою очередь, должны согласовать периоды отпусков с каждым подчиненным лично. Также рассматривается возможность разделить отдых на части. Если сотрудник желает воспользоваться ним, каждый период также подлежит отдельному внесению в документ.

Затем сотрудником кадровой службы принимается рассмотренная в подразделениях скорректированная информация об отпусках и составляется повторный, исправленный, график, который и будет подан на согласование управляющему аппарату.

В график должны быть включены все виды отпусков, то есть основной, дополнительный, а также отражены те периоды, которые не были использованы работниками в предыдущем году. Законодательно установлено, что базовый период ежегодного отдыха - 28 календарных дней. Существуют также льготные категории работников, отпуск которых может продлеваться.

Документ должен быть полностью готов за две недели до окончания отчетного года, то есть, на практике, 17 декабря.

Если 17 декабря выпадает на выходной, график должен быть готов в последний рабочий день до наступления обозначенной даты (15 или 16 числа соответственно).

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году для льготных сотрудников

К льготным сотрудникам организации относятся:

несовершеннолетние подчиненные (лица до 18 лет);
инвалиды;
субъекты, занимающиеся педагогической деятельностью;
работники государственных структур;
совместители;
супруги военнослужащих;
мужья тех женщин, которые находятся в декрете или в отпуске по уходу за малолетним ребенком.

Основываясь на ст. 267 ТК РФ, несовершеннолетние сотрудники компании могут брать ежегодный отпуск сроком в 31 календарный день.

Исходя из ст. 23 ФЗ №181 «О социальной защите инвалидов в РФ», люди с особыми потребностями ежегодно должны отдыхать более 30 дней. При этом, максимальное ограничение отпуска в статье не указано.

В соответствии со ст. 334 ТК РФ, а также ПП №724 от 01.10.2002г., периодичность планового отпуска работников, занятых в педагогической деятельности, колеблется между 42 и 56 календарными днями. Конкретное число дней отдыха зависит от должности, а также вида организации, в которой занят гражданин (дошкольное учреждение, школа и т.п.).

В ФЗ №79 от 27.07.2004г. фиксируется отпуск длиной от 30 до 35 календарных дней в год для сотрудников государственных структур. Конкретное количество свободных дней также зависит от должности и места работы.

Исходя из ст. 286 ТК РФ, сотрудникам, совмещающим две работы, также положен ежегодный отпуск в обеих организациях. Однако кадровым работникам обоих субъектов необходимо проследить, чтобы отпуска совместителя совпадали по времени.

На основании ст. 11 ФЗ №76, отпуска мужа-военного и жены должны совпадать по времени.

Исходя из ст. 123 ТК РФ, мужчинам, чьи жены находятся в отпуске в связи с рождением ребенка, также положены привилегии в вопросе выбора периода отдыха – работник может в данном случае выбрать отпуск во время отпуска по беременности и родам супруги.

Порядок оформления дополнительных отпусков в графике

Исходя из ст. 116 ТК РФ, граждане, осуществляющие свою трудовую деятельность в опасных и/или вредных для своего здоровья и/или жизни условиях, имеют право на дополнительный ежегодный отдых. Также на такой отпуск имеют право граждане, трудящиеся в ненормированном темпе, жители Крайнего Севера и некоторые другие частные категории, предусмотренные законом.

Помимо этого, любой работодатель, исходя из своих финансовых и практических соображений, может предоставить своим подчиненным дополнительные отпуска. Для этого управленцу необходимо составить коллективное соглашение о вопросе дополнительного отдыха для сотрудников, учитывая при этом мнение профсоюзного органа. Так, при исчислении общего периода отдыха в основной отпуск включаются дополнительные дни, общее количество которых отображается в графике.

Для сотрудников, только начавших трудовую деятельность, законодательно закреплено право уйти в отпуск по истечению 6 месяцев постоянной работы в конкретной организации (ст. 122 ТК РФ). Впрочем, с согласия нанимателя, этот срок может быть сокращен.

Порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков

Исходя из ст. 123, ст. 124 ТК РФ, внесение изменений в график отпусков возможно в следующих случаях:

Подчиненный изъявил желание перенести запланированный отдых. Для этого ему требуется составить заявление, в котором следует раскрыть причины данного решения. Также необходимо указать желаемый срок для внесения корректировок в документы.
Сотрудник заболел. При наличии доказательств определенного периода нетрудоспособности гражданина, руководитель должен осуществить перерасчет дней его отдыха.
Срочные трудовые обязанности. Если на предприятие поступает объемный заказ на выпуск продукции, в котором конкретный сотрудник должен принять непосредственное участие, руководитель может предложить ему написать заявление о перенесении отпуска. В случае, если сотрудник согласен выполнить данный объем работ, а после него – уйти в отпуск, он составляет соответствующее заявление.

Внесение изменений оформляется соответствующим приказом «О внесении изменений в график отпусков». После этого откорректированный документ публикуется заново со всеми учтенными нововведениями.

Нюансы составления графика отпусков

Нередко сотрудники организации планируют свой отпуск частично, разбивая 28 дней (либо другой срок) на несколько периодов. При планировании свободного времени подобным образом требуется опираться на ст. 125 ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, хотя бы одна часть отпуска работника должна составлять 14 и более дней. Данный срок установлен после проведенных медицинских исследований, которые показали, что физическое и психическое состояние человека после напряженной работы восстанавливается в течение, как минимум, двух недель.

Помимо этого, подобное деление возможно только по договоренности нанимателя и подчиненного. Если руководитель согласен с ним, ему необходимо подтвердить свое решение подписью в графике или соответствующем приказе.

Разные организации реализуют вышенаписанное по-разному:

Если волеизъявителем выступает сотрудник, ему необходимо направить соответствующее заявление начальнику. Оно подается до момента утверждения графика отпусков. В случае согласия, руководитель ставит пометку на заявлении, удостоверяя ее датой и подписью.
Когда волеизъявителем выступает начальник, ему необходимо предоставить подчиненному копию проекта графика, исходя из которого работник может ознакомиться с предполагаемым делением отпуска. В случае отсутствия возражений сотрудником ставится дата и подпись в соответствующей графе.
В таблицу графика добавляется дополнительный столбец «Ознакомлен, согласен». В данных графах сотрудники будут отмечаться о своем согласии с разделением отпуска на периоды.

Мнения о последнем способе неоднозначны. В случае, если все сотрудники согласны с предлагаемым вариантом отдыха и проставили свои подписи, а один подчиненный наотрез отказался, график подлежит корректировке полностью.

Работодатель не вправе принуждать подчиненного давать свое согласие на деление отпуска по частям.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Так как наличие подобного документа является обязательным, его отсутствие противоречит закону, то есть является правонарушением в сфере трудового законодательства.

Графики отпусков составляются далеко не в каждой организации, но многие руководители даже не догадываются, что это может стать причиной наложения штрафов. В данной статье мы постараемся ответить на следующие вопросы: Нужно ли составлять график отпусков? Грозят ли работодателю штрафы за отсутствие графика отпусков? На какую сумму может быть оштрафован наниматель за отсутствие графика отпусков? Как избежать наказания за отсутствие графика отпусков?

Реально ли получить штраф за отсутствие графика отпусков?

Работники многих фирм никогда не сталкиваются с таким понятием, как график отпусков. На первый взгляд, в такой ситуации нет ничего плохого. Захотел человек пойти в отпуск – написал заявление, а руководитель затем либо разрешает сотруднику отдохнуть от работы, либо аргументированно просит его еще некоторое время потрудиться. Если обе стороны всё устраивает, то зачем еще нужен какой-то график?

График отпусков должен присутствовать на предприятии по одной простой причине: этого требует закон, а точнее – статья 123 ТК РФ. Эта же статья регламентирует, каким образом и в какие сроки данный документ должен быть составлен и утвержден. Соответственно, отсутствие графика отпусков или несоблюдение сроков его утверждения – это нарушение трудового законодательства, которое может служить основанием для наложения штрафа на работодателя. И хотя в судебной практике наличие или отсутствие графика отпусков обычно просто учитывается при рассмотрении других спорных вопросов, само отсутствие графика - это тоже серьезное нарушение.

Какие штрафы грозят за отсутствие графика отпусков?

Размеры штрафов за нарушения трудового законодательства устанавливает статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Согласно этой статье, штрафы за отсутствие графика отпусков могут составлять:

для должностных лиц - от 1000 до 5000 рублей;
для предпринимателей - от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток;
для юридических лиц - от 30000 до 50000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

При повторном нарушении виновное должностное лицо дисквалифицируется на срок от 1 года до 3 лет.

Отсутствие графика отпусков и другие поводы для штрафа

Давайте разберемся с ключевыми моментами, которые кадровые работники должны учитывать при составлении графика отпусков. Конституция и Трудовой кодекс гарантируют каждому сотруднику, работающему по трудовому договору, право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а некоторым категориям работников – еще и на дополнительный оплачиваемый отпуск. Общая продолжительность отпуска может варьироваться в зависимости от профессии работника, стажа работы, наличия вредных условий труда и от ряда других факторов.

Согласно статье 122 ТК РФ, у работника есть возможность по-разному реализовать свое право на отпуск. Можно, например, взять его авансом (разумеется, при соблюдении ряда условий). В то же самое время статья 122 ТК РФ позволяет работодателю предоставлять отпуск работникам в любое время года, основываясь на утвержденной им самим же очередности. То есть, формально, работодатель имеет право самостоятельно определять время отдыха своих работников. Более того, ежегодное составление графика отпусков является обязанностью работодателя, закрепленной в статье 123 ТК РФ. А поскольку это обязанность, то ее необходимо выполнять. Другими словами, отсутствие графика отпусков является поводом для наложения штрафа.

Работодатель составляет график отпусков с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии). Документ должен быть утвержден не менее чем за 2 недели до начала календарного года. При этом важно учесть пожелания отдельных категорий работников, которым закон гарантирует право на предоставление отпуска в любое удобное для них время.

Всех работников необходимо ознакомить с графиком отпусков под личную роспись, а сам график будет обязательным как для работодателя, так и для работников. За две недели до даты отпуска работник уведомляется о времени его наступления (статья 123 ТК РФ). За три дня до начала отпуска работнику должны произвести его оплату (статья 136 ТК РФ). При невыполнении работодателем этих норм законодательства сотрудник может потребовать перенести отпуск на другой срок (статья 124 ТК РФ).

Важный вывод из вышесказанного: если график отпусков составлен и утвержден, то при наступлении срока отпуска работодатель не может отказать работнику в его предоставлении. Но в этом случае и работник не имеет права уйти в отпуск вне графика, самовольно. Однако по взаимному согласию нанимателя и работника сроки можно перенести, закрепив в графике отпусков сведения о переносе даты отпуска.

Как избежать штрафов за отсутствие графика отпусков?

Чтобы штрафы за отсутствие графика отпусков не стали для вас неожиданностью, достаточно знать и выполнять требования законодательства о труде. Из практических рекомендаций советуем правильно оформлять и хранить комплекты документов, в которых приведены сведения об отпусках сотрудников. Для первого года работы сотрудника это, как минимум, заявление работника и приказ об отпуске, а для последующих лет вместо заявления используется график отпусков.

Вложенные файлы

Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Пример заполнения графика отпусков.doc
Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc