В декабре 2013 был отпуск, переходящий на январь 2014 года. Вопрос: При заполнении РСВ-1 и персонифицированных данных ставится сумма дохода за 2013 год 213 тыс. - доход за 2013г. При заполнении сведений 2- произошло заполнение дохода с учетом отпуска за январь 2014 г. - 214 тыс. Как мне сказали данные по РСВ-1, персонифицированным данным и 2-НДФЛ должны совпадать, поэтому я искусственно уменьшила сумму в справке 2-НДФЛ до 213 тыс, при этом в строке "начисленно" и "уплачено" поставила сумму налога по начислениям, У меня вопрос 1.Должны ли совпадать суммы по РСВ и 2-НДФЛ 2 Как отразить сумму переплаты налога по отпуску за январь 2014 ?
Ответ
В случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом, всю сумму отпускных нужно отражать в разделе 3 справки за 2013 год в графе за декабрь. Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно начислить в том же месяце, что и отпускные – в декабре. Начисленные работнику в декабре отпускные за декабрь – январь, суммы отпускных должны быть отражены в расчетах по страховым взносам в составе базы за декабрь.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Разбираем сложные ситуации, возникающие при заполнении справки 2-НДФЛ
Ситуация № 1 Время отпуска затрагивает два месяца
Нередко работники берут отпуск, который приходится сразу на два месяца. Например, он начинается в конце апреля, а заканчивается в начале мая. В такой ситуации возникает вопрос: как отражать в форме 2-НДФЛ отпускные - одной суммой или с разбивкой по месяцам?
Правила оформления справки 2-НДФЛ таковы, что доходы (за исключением зарплаты) в ней нужно отражать на дату, когда сотрудник их получил. Значит, и отпускные нужно записывать в том месяце, в котором они были получены работником.* По правилам ТК РФ отпускные должны выдаваться не позднее чем за три дня до начала отпуска. Следовательно, отпускные за отпуск, приходящийся на два месяца, ставятся в доход того месяца, в котором они выданы.*
Также следует поступать и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Поэтому если ваш работник взял отпуск в декабре 2012 года - январе 2013-го, то всю сумму отпускных нужно отразить в справки за 2012 год в графе за декабрь. Разбивать сумму НДФЛ на два года пропорционально дням отпуска не требуется.*
Принцип отражения в справке доходов по факту их получения распространяется не на все ситуации. Так, некоторые работодатели декабрьскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые - в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется в бюджет в день ее выплаты, максимум - на следующий день, если зарплата выдана из кассовой выручки (). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?
Пример 1. Пример отражения в справке 2-НДФЛ зарплаты за декабрь и отпускных за декабрь - январь
Работнику ООО «Ромашка» С.С. Петрову был предоставлен оплачиваемый отпуск с 24 декабря 2012 года по 13 января 2013-го. Сумма начисленных отпускных за январь - декабрь составила 12 000 руб. и была перечислена на карточку за вычетом налога 18 декабря 2012 года. Зарплату за декабрь, начисленную в сумме 30 000 руб., С.С. Петров получил 10 января, при этом у него был удержан налог в размере 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).
Налог к уплате с суммы отпускных составил 1560 руб. (12 000 руб. × 13%) и был полностью уплачен в бюджет в день выплаты отпускных (18 декабря).
В справки 2-НДФЛ за 2012 год С.С. Петрова в графе за месяц «декабрь» были указаны:
Сумма зарплаты за декабрь (30 000 руб.) по коду дохода 2000;
Сумма отпускных за декабрь - январь (12 000 руб.) по коду дохода 2012.
В строки «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» был включен в том числе НДФЛ с отпускных за декабрь - январь (1560 руб.)* и с декабрьской зарплаты (3900 руб.).
Н.П. Епихин ,
эксперт журнала «Упрощенка»
2. Статья: НДФЛ при переходящем отпуске
При переходящем отпуске возникает ситуация, когда работнику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Однако удержать НДФЛ нужно именно при выплате отпускных ( и НК РФ). То есть в тот момент, когда организация выплачивает работнику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных.
Как уже было отмечено ранее, отпускные нужно выплатить работнику за три дня до его ухода в отпуск ( ).
Показывается ли в форме 2 НДФЛ отдельной позицией отпускные, которые выданы в середине месяца, но НДФЛ по ним будет перечисляться до конца месяца. Аванс отдельно не отражается? НДФЛ со всей суммы за месяц перечисляется в последний день месяца(она же дата выдачи).
Ответ
Да, показывается. Отпускные отражайте в том месяце, в котором выплачены под кодом дохода 2012. Выплаченный аванс в справку 2-НДФЛ не включаются.
Как составлять справку по форме 2-НДФЛ
Ситуация: Как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. - 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.
Справка 2-НДФЛ рассказывает об источниках дохода работника, зарплате и удержанных налогах. Каждый источник дохода или налоговый вычет имеет собственный код. Эти коды утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@ . В конце 2016 года налоговая служба изменила список кодов (Приказ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@). С 2018 года налоговая вносит еще несколько изменений в коды НДФЛ: четыре кода доходов и один код вычета. Мы расскажем в статье, какие коды нужно применять в справке 2-НДФЛ в 2019 году.
Коды доходов, которые облагаются НДФЛ всегда
Код дохода 2000 - это заработная плата, включая надбавки (за вредные и опасные работы, за труд в ночное время или совмещение).
Код дохода 2002 - премия за производственные и подобные результаты, которые предусмотрены трудовыми договорами и нормами закона.
Код дохода 2003 - премия из средств чистой прибыли компании, целевых поступлений или средств специального назначения.
Код дохода 2010 - доходы по гражданско-правовым договорам, исключая авторские договоры.
Код дохода 2012 - отпускные.
Код дохода 2300 - больничное пособие. Оно облагается НДФЛ, поэтому сумму вносят в справку. При этом декретные и детские пособия подоходным налогом не облагаются, и в справке их указывать не нужно.
Код дохода 2610 - обозначает материальную выгоду работника по займам.
Код дохода 2001 - это вознаграждение членам совета директоров.
Код дохода 1400 - доход физлица от сдачи в аренду собственности (если это не транспорт, средства связи или компьютерные сети).
Код дохода 2400 - доход физлица от сдачи в аренду транспорта, средств связи или компьютерных сетей.
Код дохода 2013 - компенсация за отпуск, которым не успел воспользоваться работник.
Код дохода 2014 - выходное пособие.
Код дохода 2611 - прощенный долг, списанный с баланса.
Код дохода 3021 - проценты с облигаций российских компаний.
Код дохода 1010 - перечисление дивидендов.
Код дохода 4800 - “универсальный” код для иных доходов сотрудника, которым не назначены специальные коды. Например, суточные сверх необлагаемого налогом лимита или доплата больничных.
Коды доходов, которые облагаются НДФЛ при превышении лимита
Код дохода 2720 - денежные подарки работнику. Если сумма превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму подарка показывают с кодом дохода 2720 и одновременно с кодом вычета 503 .
Код дохода 2760 - материальная помощь сотруднику или бывшему работнику, который вышел на пенсию. Если сумма помощи превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму матпомощи показывают с кодом дохода 2760 и одновременно кодом вычета 503 .
Код дохода 2762 - единовременная выплата в связи с рождением ребенка. Если сумма превышает 50 000 на каждого ребенка, но на обоих родителей, то с суммы превышения взимается налог. В справке эту сумму показывают с кодом дохода 2762 и кодом вычета 504 .
О кодировании детских вычетов с 2017 года мы рассказывали .
Формируйте справку 2-НДФЛ автоматически в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести учет, начислять зарплату и сдавать отчетность.
Код дохода - отпускные имеют индивидуальный 4-значный номер - обязателен для проставления в справке 2-НДФЛ. Рассмотрим, каким он может быть, изменится ли в 2019 году и почему отпускные нужно выделять отдельным кодом в справке 2-НДФЛ.
Почему отпуск надо учитывать отдельно от основного заработка?
Отпускные выплаты работнику являются одной из форм социальных гарантий, предусмотренных ст. 114 ТК РФ. Но рассматривать их как оплату труда нельзя, так как во время отпуска работник де-факто не трудится.
Отличие между выплатами за отработанное время и за время ежегодного отдыха является существенным, так как для них предусмотрены разные моменты начисления налогооблагаемой базы по НДФЛ:
- заработок за отработанные дни — последние сутки месяца его начисления или день расторжения рабочих отношений (п. 2 ст. 223 НК РФ);
- отпускные — день расходной операции по их выплате (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
То есть НДФЛ налоговый агент обязан исчислить и удержать в момент выплаты отпускных, а перечислить удержанную сумму в бюджет он вправе до последнего дня месяца, в котором осуществлялась выплата.
Такое суждение официально подтвердил Минфин России в своем письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1618.
Таким образом, отражение отдельно кода отпускных в справке 2-НДФЛ требуется, чтобы налоговики могли контролировать соблюдение сроков и сумм перечисления налога.
Действующий код дохода НДФЛ в 2019 году для отпускных и для его компенсации
Полный перечень кодов доходов в справке 2-НДФЛ см. в статье "Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.) "
Какой период начисления по коду дохода отпускных должен быть в справке 2-НДФЛ?
Другой вопрос, волнующий бухгалтера по участку «Зарплата и кадры», — как правильно начислить НДФЛ по временному промежутку с учетом имеющихся у работника вычетов по налогу.
Как известно, отпуск оплачивается по среднему заработку за весь период отдыха сразу. Если в ситуации, когда период отпуска укладывается в рамки одного месяца, все понятно, то что делать с «переходящими» отпусками, конечная дата которых приходится не на тот месяц, когда их оплатили?
Ответ на данный вопрос неоднократно давали и налоговики, и Минфин, в том числе в письмах, которые мы упоминали раньше: вне зависимости от дат начала и окончания отпуска, периодом получения дохода будет являться месяц, в котором отпускные были фактически выплачены.
Об уменьшении налоговой базы для физлиц читайте .
Итоги
В справке 2-НДФЛ выплаты отпускнику необходимо отделять от оплаты труда и учитывать их по отдельному коду дохода. Это позволит соблюсти требования налогового законодательства относительно порядка налогового учета и заполнения отчетности.
Представители ведомства, в частности, разъяснили, что при увольнении работника до окончания того года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, налоговый агент должен произвести удержание сумм отпускных за неотработанные дни отпуска. Удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет в свою очередь возврат сумм НДФЛ. При этом в справке о доходах физлица по форме 2-НДФЛ по итогам налогового периода следует отразить уточненные налоговые обязательства. А в Расчете по страховым взносам, если были указаны отрицательные значения показателей, необходимо представить уточненный Расчет ().
Напомним, что налоговые агенты должны представлять в налоговый орган по месту своего учета документ по форме 2-НДФЛ, содержащий сведения о доходах физлиц в истекшем налоговом периоде и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физлицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом ().
При этом датой фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках, независимо от того, за какой месяц она была начислена (). В то же время при заполнении формы 2-НДФЛ доходы отражаются в тех месяцах налогового периода, в которых эти доходы были фактически выплачены.
Вместе с тем при увольнении работника до окончания года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо вернуть излишне удержанные суммы НДФЛ и учесть эту операцию в форме 2-НДФЛ. В свою очередь возврат налоговому агенту перечисленной в бюджет РФ суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном ().
Что касается страховых взносов, то в случае корректировки базы для их исчисления за предшествующие отчетные периоды плательщиком страховых взносов должен быть представлен уточненный Расчет. При этом в текущем отчетном периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период не отражается.
Налоговики также уточнили, что отрицательных значений при заполнении показателей строк Расчета не предусмотрено (раздел II " " Порядка). Кроме того, данные о начисленных страховых взносах из расчетов, содержащих отрицательные значения, не могут быть отражены органами ПФР на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Такие данные должны быть возвращены в налоговые органы (п. 1-2 ст. 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ " ").
Исходя из этого, в случае, если ранее плательщик представил в налоговый орган Расчет с отрицательными значениями, то впоследствии ему необходимо представить уточненный Расчет.